¿Cómo elegir la mejor herramienta para el trabajo colaborativo?

En este relato en primera persona, el gerente de la Unidad de negocios web, cuenta su experiencia de años que le ha llevado a saber elegir la mejor herramienta para el manejo de procesos y de trabajo colaborativo y nos comparte como lo ha hecho. No te pierdas estos consejos. 

Hace más de un año, por cosas de la vida laboral terminé involucrándome en la gestión de proyectos de la compañía y por un buen tiempo estuve dedicado única y exclusivamente a la tarea de optimizar esos procesos y, por ende, mejorar la productividad del equipo. Debo aclarar que soy Diseñador Gráfico de profesión y esto me da una visión única.

Durante los últimos meses y en múltiples conversaciones tendientes a la transformación de la empresa me han repetido constantemente, después de haber adoptado el Agilismo que: «la herramienta no importa» y son enfáticos en ello, pero creo que podría haber una discusión interesante y que la herramienta importa más de lo que se puede pensar y voy a explicar mi perspectiva del por qué.

¡Ojo! No estoy diciendo que la metodología sea menos importante, es de hecho el eje del cambio y lo que asegura su continuidad pero incluso por encima de la metodología está la CULTURA del Agilismo.

Voy a intentar plasmar mi punto con un ejemplo que espero sea lo suficientemente claro.

Un diseñador web no es mejor diseñador por usar FIGMA o XD, claro que no, nadie es buen diseñador solo por tener un programa más completo, así como nadie es buen músico por tener un instrumento más caro.

Al buen diseñador web lo hace su formación en diseño, en UX y en UI y, claro, la experiencia y la pasión, un buen diseñador debería poder entregar un buen prototipo ya sea en Illustrator, Photoshop o Corel, pero ¿son estas las herramientas adecuadas para su trabajo?.

Para ilustrar más el punto, imagina: ¿para ser un buen guitarrista necesitas la guitarra más cara? No, pero cuando lo seas, seguramente no vas a querer mostrar tu talento con una guitarra barata. ¿Para ser un buen acuarelista necesitas el mejor papel? Claro que no. Pero una vez tengas dominada la técnica seguramente tu arte estará mejor plasmado en papel italiano. 

Para seguir con el ejemplo inicial: un buen diseñador con una buena herramienta y un profundo conocimiento ayudará a optimizar el trabajo, que es, a la larga, lo que toda empresa quiere hacer: más, mejor y en menos tiempo.

¿Cómo impacta la herramienta adecuada a la gestión de proyectos?

Ahora volvamos al campo de la gestión de proyectos: ¿qué tanto importa la herramienta? En este aspecto la herramienta es tan importante como la cultura y la metodología del Agilismo, no mas importante ni menos importante, sino igual de importante.

Durante los últimos seis años he visto y he usado el suficiente número de herramientas y apps como para saber que sin importar la cultura y la metodología que se adopte para trabajar los procesos, si se llevan a cabo con un exceso de herramientas y se mezclan todas, se pierden eficiencias y se complica la gestión al punto de hacer colapsar no solo un proyecto sino la relación con un cliente .

De esta manera creo que elegir la herramienta es fundamental, eso sí, después de:

• Generar la cultura y el conocimiento del Agilismo (o de la metodología bajo la que trabaje tu empresa),
• Documentar procesos y adaptarte a la metodología, y
• Por último, debes implementar la metodología.

La herramienta per se no soluciona problemas, sobre todo, si la cultura y la metodología no está están instaladas.

Lo mejor es hacer una capacitación y una adaptación a una herramienta que permita que los otros dos elementos funcionen con todo su potencial.

Entonces una metodología sin cultura ni herramienta no genera resultados positivos, una cultura sin metodologías ni herramienta, es un buen inicio, una herramienta sin cultura ni metodología es un gasto innecesario, el escenario ideal es iniciar por la cultura, investigar cual es la metodología que mejor se adapte y buscar la herramienta (o herramientas) que no solo se adapten sino que brinden un valor agregado en las eficiencias.

¿Entonces cuál herramienta puedo escoger para mejorar mis procesos?

Ahora la pregunta que se podrán estar haciendo es ¿cuál es la mejor herramienta? y la respuesta es que no existe “one app to replace them all” como reza el lema de una de ellas.

A diferencia de un curtido violinista cuya aspiración será tocar un Stradivarius o un Guarneri, en el mundo digital no existen tales cúspides u obras de arte que entren en consonancia instantánea con tu cultura y metodología. 

Para comenzar se debe tener en cuenta la metodología y el estilo del equipo, muy seguramente una empresa dedicada a proyectos de desarrollo necesitará herramientas muy estructuradas y claras para la ejecución de sus tareas mientras que una de marketing o diseño deberá ser mucho más flexible para la constante adaptación y cambios que exigen la rotación de clientes y proyectos.

Y aun cuando no exista la mejor herramienta, sí existen herramientas de las cuales es mejor alejarse y acá un par de consejos para evitarlas:

• En general se manejan ciertos estándares en la industria y muchas herramientas se parecen y en este sentido es importante ver que la base de la gestión sea algo reconocible (Kanban, Scrum, Lean, Scrumban, XP, Waterfall, etc…), si la herramienta no tiene una muestra gratuita abierta al público y por el contrario invita a “agendar una demo” seguramente te encontrarás una herramienta con una curva de aprendizaje tan compleja que es por eso que te ofrece un acompañamiento personalizado.
• Herramientas demasiado rígidas. Como se dijo anteriormente puede que el estilo de tu equipo esté encaminado a una ejecución encasillada y metódica, no obstante siempre debes estar consciente que estamos en un mundo en constante cambio y una herramienta demasiado rígida te hará migrar en el momento en que esos cambios sucedan.
• No porque sea más cara es mejor, debido a la mayor parte de ejemplos que di anteriormente tendemos a pensar que entre más caro es mejor y esto es una gran mentira. No porque valga más es mejor, puede que para tu equipo, Trello sea la herramienta ideal. Entonces no busques más.
• Aprende a planear de acuerdo al tamaño de tu empresa. Si tienes un tamaño considerable y tus procesos son lo suficientemente robustos, evita al máximo entrar a gestionar tus proyectos y procesos en start-ups que apenas están iniciando, por lo general están en correcciones de bugs, lo que es normal por su corta vida en el mercado y vas a sufrir muchas frustraciones.
  No obstante si estas iniciando y tu equipo no es tan grande puedes sortear esos impasses y defenderte con lo que te ofrecen, que no te quepa duda que a medida que tu empresa crezca, la herramienta lo hará contigo, especialmente si retroalimentas al equipo de soporte.
• Mientras te decides haz pruebas en paralelo en diferentes plataformas y explora e investiga sobre todo su potencial, puede que iniciando la investigación no entiendas mucho pero con el tiempo y la constancia vas a ver que hay herramientas que ofrecen un amplio abanico de posibilidades y el grueso de las personas suelen quedarse con las capacidades básicas y más superficiales.
• Una vez más, no necesitas pagar la herramienta más cara y compleja, necesitas lo que se acople a tus equipos. La curva básica de aprendizaje de este tipo de herramientas suele no ser mayor a unas 4 horas, si te ves por más de 2 días intentando entender cómo adaptar tú metodología a la herramienta, estás en el lugar equivocado.
  Manejar el potencial de la herramienta suele tomar más tiempo pero si no eres capaz de hacer la configuración básica de la estructura de un proyecto en menos de 2 horas, (o en un tiempo aceptable) debes tener por seguro que no es la herramienta para ti.

Para cerrar, claro que la herramienta importa, importa cuando la cultura está instalada, cuando la metodología está interiorizada y eres capaz de llevarla independientemente del medio, cuando eres un experto y lo único que tienes por hacer es potencializar tus eficiencias.

Así que ten confianza en tu equipo para que sean los mejores y, para lograrlo, necesitan la mejor herramienta a su disposición.

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