Integración de aplicaciones: qué es y en qué consiste

En la actualidad, las empresas usan una cantidad de aplicaciones mayor a la que pensaríamos como normal. Un ERP, un CRM, un eCommerce y tal vez dos aplicaciones más, es lo que creeríamos, pero la realidad es que para ejecutar los procesos de las diferentes áreas las empresas están haciendo uso de aplicaciones que les ayudan a resolver problemas específicos. 

Si hacemos una auditoría al uso de aplicaciones en nuestra empresa encontraremos que son bastantes las que están siendo utilizadas y que están operando de manera aislada, generando o recolectando datos que son valiosos para otros procesos. Es por esto que la integración de aplicaciones empresariales es una de las principales preocupaciones.

Esto es debido a que los datos que recolectan y generan cada una de estas aplicaciones son claves para otros procesos y lograr tenerlos en otra aplicación representa tres principales problemas, entre otros: la velocidad con la que puedo disponer de los datos, la dependencia de áreas de TI para lograr tenerlos y la exigente necesidad de actualizarlos en la otra aplicación.

Estos problemas han llevado al planteamiento y adopción de soluciones de integración. En este contexto, la integración de aplicaciones empresariales se presenta como una herramienta clave para lograr una mayor inter-operabilidad y automatización en la gestión de los datos y los procesos empresariales.

¿Qué es la integración de aplicaciones?

Repasemos: las empresas dependen de una variedad de aplicaciones para gestionar sus procesos de negocio, a menudo estas aplicaciones operan de manera aislada, sin comunicarse entre sí, lo que puede resultar en ineficiencias y errores.

La integración de aplicaciones se refiere al proceso de conectar diferentes sistemas o aplicaciones para que trabajen juntos de manera más efectiva y eficiente, resolviendo los problemas que mencionamos anteriormente.

Por mencionar sólo uno de tantos ejemplos de integración de aplicaciones, pensemos en un escenario en el que una empresa tiene una integración para saber en su ERP, cuando se cierra un negocio desde su CRM. De esta manera, lograremos saber de forma automática cuando se cambia la etapa de un negocio a cerrado ganado en el CRM para que se envíen los datos de ese negocio con sus productos y contacto asociados al ERP, para que se genere una factura y una orden de despacho.

¿En qué consiste la integración de aplicaciones?

La integración de aplicaciones consiste en conectar diferentes sistemas o aplicaciones para que trabajen juntos de manera más efectiva y eficiente entregándose datos mutuamente de forma automática. El uso de tareas programadas o jobs, componentes de mensajería, notificaciones por eventos, bases de datos compartidas, transferencia de archivos, desarrollo de servicios, aplicaciones del mercado que cumplen el propósito específico de integración o servicios de integración en la nube o iPaaS, pueden ser la solución a las necesidades de integración de aplicaciones, de acuerdo al contexto de cada caso para seleccionar una u otra solución o una combinación de ellas que es lo que generalmente sucede.

Beneficios de la integración de aplicaciones empresariales

La integración de aplicaciones puede ayudar a mejorar la eficiencia de los procesos empresariales al permitir que diferentes áreas de una empresa compartan datos en tiempo real que son claves para la ejecución de los procesos. Gracias a una buena integración podremos ofrecer un servicio a los clientes sin las fricciones por las preguntas que los hacen repetir lo que antes nos dijeron o que generan alertas de seguridad ante un posible robo de datos, sencillamente porque estamos preguntando datos que ya tenemos, pero en otra aplicación. Los clientes interactúan con la empresa X, no con el área A de la empresa y luego con el área B. Su punto de interacción es uno sólo y debemos actuar bajo esa premisa. Estos casos son desde la interacción directa con los clientes, pero existen otros casos que pueden suceder en el backend, como el procesamiento de datos en otras herramientas que generan un modelo de atención que es necesario llevar de vuelta, en tiempo real, para ofrecer un mejor servicio a nuestros clientes.

La integración de aplicaciones reemplaza la realización de tareas manuales, ahorrando tiempo, eliminando redundancias y reduciendo la posibilidad de errores; facilita el aprovechamiento de especialidades entre las aplicaciones, generando eficiencias importantes y potencia el desarrollo de los negocios por el crecimiento dado por modelos de analítica, por ejemplo, que pueden ser utilizados para ejecutar nuevas estrategias. Además, también puede mejorar la comunicación dentro de una organización al proporcionar una vista más completa y coherente de los datos de diferentes aplicaciones, lo que significa que los empleados pueden tomar decisiones más informadas y basadas en datos.

¿Cómo integrar aplicaciones?

Como vimos anteriormente, la integración de aplicaciones puede realizarse mediante diversas alternativas, como:

• Tareas programadas o jobs, que consisten en un software cuya ejecución se programa para que vaya en busca de los datos que están en otras aplicaciones y los traiga o sincronice en otra aplicación. Puede operar en uno o ambos sentidos, aplicando reglas de resolución de conflictos cuando encuentre diferencias en los datos. ¿Cuál debe mantener?
• Componentes de mensajería, que consiste en la disposición de una herramienta que servirá de mensajero entre las distintas aplicaciones empresariales. Cuando una aplicación tiene un dato o un conjunto de ellos, se envían a este componente que se encargará de repartirlo a la aplicación destino. Cuando la cantidad de aplicaciones a integrar es alta, este componente de mensajería se convierte en una solución muy eficiente.
• Notificaciones por eventos o webhooks, que consisten en la suscripción de una url de destino a la que se enviarán los datos cuando ocurra un evento en la aplicación origen. Este envío sucederá de manera automática. La mayoría de las aplicaciones cuentan con esta característica porque se ha convertido en una opción de integración de fácil implementación cuando la aplicación destino es capaz de procesar lo que recibe. Puede requerir que se implemente un middleware que prepare los datos antes de entregarlos a la aplicación destino.
• Bases de datos compartidas, que consiste en permitir la entrada a la base de datos por quienes están requiriendo un dato. Aunque desde un principio no veamos con buenos ojos esta opción, por los problemas de seguridad o de integridad de los datos que puede generar, no podemos descartarla, porque puede ser una solución de fácil implementación para determinados casos. Recordemos que los negocios tienen necesidades que podemos atender de muchas maneras y que con su evolución podremos gestionar la deuda técnica que todos tenemos.
• Transferencia de archivos, que consiste en la generación de un archivo con los datos requeridos, que será dejado en una ubicación específica para que otra aplicación pueda tomarlo y procesarlo. Así como en el caso anterior, puede no gustarnos mucho este tipo de opciones, pero si es la alternativa de más rápida implementación, puede ayudarnos a responder las crecientes necesidades que recibimos de los usuarios y lo llevamos al registro de nuestra deuda técnica.
• Desarrollo de servicios, que consisten en un conjunto de métodos con protocolos y estándares que se utilizan para permitir la comunicación entre diferentes aplicaciones. Utilizan tecnología web estándar, como HTTPS, para enviar y recibir datos, y están integrados con un conjunto de reglas que se utilizan para procesar los datos que se reciben o se van a entregar.
• Aplicaciones del mercado que cumplen el propósito específico de integración, que consiste en la adopción de una aplicación desarrollada y mantenida por un tercero, que satisface las necesidades de integración con un alcance claramente definido por el fabricante. Antes de adoptar esta alternativa es necesario que hagamos nuestra lista de requerimientos de integración para verificar cuántos serán cubiertos por cada aplicación que exista en el mercado. Antes de adquirir alguna alternativa haz pruebas de funcionamiento para confirmar cómo llegarán los datos que requieres.
• Servicios de integración en la nube o iPaaS, que consiste en plataformas que disponen de un conjunto de conectores con aplicaciones conocidas en el mercado para que tú mismo implementes tus propias integraciones. Con esta alternativa se pretende que la construcción de la integración se haga sin código configurando los nodos que ofrecen estas plataformas, aunque también disponen de nodos que ejecutan código personalizado.

Todas las alternativas tienen sus ventajas y desventajas. La solución puede basarse en una o en una combinación de ellas. La implementación inicial no debe verse como la definitiva, lo que te permitirá atender rápido la necesidad de integración para posteriormente refinarla o cambiarla por una de mejor desempeño de acuerdo a los resultados que vayas obteniendo.

En conclusión, la integración de aplicaciones empresariales es esencial para mejorar la eficiencia y la comunicación dentro de una organización. Conectar diferentes aplicaciones permite que los datos fluyan automáticamente entre los procesos y áreas, lo que a su vez reduce la necesidad de realizar tareas manualmente y minimiza el riesgo de errores y redundancias. Aunque la integración de aplicaciones puede presentar desafíos como la complejidad y la seguridad, existen herramientas y alternativas que pueden ayudar a superar estos obstáculos. La integración de aplicaciones es fundamental para impulsar la eficiencia y el crecimiento empresarial en los procesos de marketing, ventas y servicio.