DePuro sentido común: 8 claves para sanear tus bases de datos

Cómo depurar, segmentar y sanear tus bases de datos de clientes, prospectos, y públicos empresariales. Aquí te contamos algunas claves que te ayudarán con esta importante labor.

Muchas personas dedican una que otra tarde de domingo para limpiar y organizar sus roperos. Lo que pretenden es encontrar fácilmente durante la semana la “pinta” diaria, así como tener el espacio libre de prendas que ya no usan, para que no estén ocupando el espacio de las cosas que sí son importantes. Y si usted tiene hijos adolescentes, entenderá muy bien cuando le decimos que es increíble la cantidad de cosas que se pueden encontrar en un closet.

Abrir un armario que no se ha organizado en mucho tiempo es lo más parecido a entrar en una dimensión desconocida: ¡cualquier cosa puede pasar! y hay que estar preparado para encontrarse con todo tipo de sorpresas; desde esa peluca afro con la que te disfrazaste hace 5 años, hasta el paquete de medias nuevas que te regaló la tía y nunca abriste. Algo de razón tienen aquellos que prefieren prenderle fuego al ropero y comenzar nuevamente desde cero, antes que tener que ponerle orden a tanto caos.

Con las bases de datos de tu empresa sucede algo similar, son una de las herramientas más útiles y uno de los activos más importantes, pero usualmente están tan sucias, desordenadas y caóticas, que las subutilizamos.

¿Para qué sirve entonces una base de datos?

Las bases de datos sirven básicamente para 4 cosas:

• Agrupar y almacenar todos los datos de la empresa en un único lugar.
• Facilitar que se compartan los datos entre los diferentes miembros de la empresa.
• Evitar la redundancia y mejorar la organización de la agenda.
• Realizar una interlocución adecuada con los clientes y todos los públicos de interés, así como conocerlos cada vez mejor para ser pertinentes en la información que les enviamos.

Si una base de datos se gestiona adecuadamente, tu organización obtendrá diferentes ventajas. Aumentará su eficacia (vamos a encontrar más rápido la ropa y combinarla mejor), habrá trabajos que se realicen con mayor rapidez y agilidad (colgar y descolgar prendas, crear espacio para guardar más cosas), podremos mejorar la seguridad de los datos que almacenamos (ponerle llave a algunos cajones siempre será un alivio, usted sabe a qué nos referimos) y, no menos importante, administraremos la comunicación con nuestros clientes de una mejor forma.

Lo importante no es lo numerosa que sea tu base de datos, sino la calidad de los registros.

De nada sirve tener una base de datos de 10.000 registros si más de la mitad son erróneos. Antes de comenzar a trabajar sobre una base de datos es muy importante validar aquellos datos que sean correctos y enriquecerlos lo mejor posible, y desechar los que sean erróneos para no perder tiempo ni entorpecer el trabajo. Así pues, más vale menos registros pero buenos, que muchos pero vacíos. Para asegurarnos de que tenemos una buena herramienta que gestione nuestros clientes, es necesario realizar periódicamente acciones de actualización y depuración de tu base de datos:

- Comprobar la veracidad de los registros. Es muy común que los datos de las personas o las empresas que tenemos varíen con facilidad (cambio de empresa, número de teléfono, cambios en los cargos de una compañía, etc.). Hay que actualizar estos datos periódicamente para que el trabajo realizado sobre la base de datos no sea en vano.

- Enriquecer los registros. Además de comprobar la veracidad de los datos, la misma llamada que se realiza para actualizar la base de datos, se puede aprovechar para añadir información de interés que permita conocer mejor a cada cliente y ofrecerle cosas más acordes a sus necesidades. Enriqueciendo los registros de nuestra base de datos, podemos conocer otro tipo de necesidades que ni siquiera se nos habían pasado por la cabeza y que pueden ser cubiertas por nuestra compañía.

Te estarás preguntando, ¿Qué debo tener en cuenta entonces cuando vaya a organizar o crear mis bases de datos?, es muy sencillo, sigue con atención los siguientes pasos:

1. Determinar el propósito de la base de datos. Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.

2. Buscar y organizar la información necesaria. Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como la ubicación geográfica de sus contactos o el área en la cual se desempeñan.

3. Dividir la información en tablas. Divida los elementos de información en temas principales, como "Productos" o "Pedidos". Cada tema pasará a ser una tabla.

4. Convertir los elementos de información en columnas. Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá en un campo y se mostrará como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados podría incluir campos como Apellido y Fecha de contratación.

5. Especificar claves principales. Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para identificar inequívocamente cada fila.

6. Configurar las relaciones de tabla. Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una con otra. Agregue campos o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones según sea necesario.

7. Refinar el diseño. Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros con datos de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados previstos de las tablas. Realice los ajustes necesarios en el diseño.

8. Aplicar las reglas de normalización. Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente, de lo contrario realice los ajustes necesarios.

Si definitivamente el tema trasciende sus conocimientos o capacidades, siempre encontrará expertos dispuestos a asesorarlo o prestarle sus servicios. Al fin y al cabo siempre resulta un alma caritativa que nos ayuda a organizar el closet.